Schoolapps in de praktijk: ouders lezen beter en onthouden meer

App Inspiratie Jerry Lieveld 13 mrt 2017

De schoolapp is in opmars. Steeds meer scholen gebruiken een app voor de communicatie met ouders en leerlingen. Hoe werken schoolapps in de praktijk en wat zijn de voordelen?

Hoe kunnen wij als school beter communiceren met ouders? Het is een vraag die bij veel schoolbesturen leeft. Een schoolapp blijkt de perfecte oplossing: alle communicatie verloopt centraal en overzichtelijk via de smartphone. Ouders lezen beter en onthouden meer als informatie makkelijk toegankelijk op hun smartphone staat. En de attentiewaarde van pushberichten is een stuk hoger dan die van een mail of briefje.

Na een eerder artikel over de voordelen en toepassingen van schoolapps zijn er via AppMachine veel schoolapps gemaakt. Welke voordelen hebben die schoolapps in de praktijk? We vroegen het een ervaren reseller, een ouder-appbouwer en een adjunct-directeur.

“Een schoolapp blijkt veel beter te werken dan het meegeven van briefjes, het sturen van een e-mail, of nieuws en foto’s publiceren op een website, want die lezen mensen nauwelijks”, weet appbouwer Jacy Toetenel van Melange Design. Hij maakte meerdere websites en schoolapps voor diverse opdrachtgevers en weet inmiddels goed welke behoefte scholen hebben.

melange_design-apps

Website voor promotie; communiceer met app

“Een de website is je promotiemiddel voor nieuwe leerlingen”, stelt Jacy. “Ouders die een nieuwe school zoeken, doen dat veelal via Google en bekijken eerst je website. Die moet je dus ook actueel en aantrekkelijk houden. Maar de dagelijkse of wekelijkse communicatie met ouders van leerlingen? Daarvoor is een smartphone app ideaal”, zegt hij. “Nieuws, activiteiten en agenda’s moet je niet op je website zetten, want je bereikt er veel te weinig mensen mee. De smartphone van ouders. Daar moet je als school prominent aanwezig zijn.”

florencius school app

Adjunct-directeur Gerwin Kets van basisschool Florencius uit Amstelveen ziet ook een duidelijk verschil tussen app en website: “De website gebruiken we voor marketingdoeleinden. Die is echt voor nieuwe ouders. De smartphone app is voor ons een eigentijds en snel communicatiemiddel voor onze huidige ouders. Daarin plaatsen we onze nieuwsbrieven, het digitale prikbord, et cetera.”

“Een margedag morgen? Waarom weet ik dat niet!”

push message

Een mobiele app is het meest veelzijdige moderne communicatiekanaal, vindt appbouwer Jacy Toetenel. “Je maakt informatie makkelijk toegankelijk en hebt veel meer interactie. Standaard schoolvakanties vergeten mensen niet, maar de margedagen? Die zien ouders nog wel eens over het hoofd. Moeten ze op het laatste moment nog kinderopvang regelen. Met een app stuur je ouders een paar dagen van te voren een pushbericht. Die komt rechtstreeks op het scherm van je telefoon en heeft een hogere attentiewaarde dan een e-mail, want die verdwijnt vaak in de grote hoop. Een aantal scholen zet zelfs voor het hele jaar een aantal pushberichten klaar.”

Alle schoolformulieren op je telefoon

contents

Een ander pluspunt van een schoolapp blijkt dat je diverse formulieren toegankelijk maakt op de smartphone van ouders. Verlof aanvragen? Je kind aanmelden voor een schoolactiviteit? Met een paar taps op het scherm en is het geregeld.

Ook een kind ziek melden is met een app gemakkelijker. Bellen hoeft niet meer, want melden doe je via de app. Je hoeft als ouder dus ook niet te wachten tot je iemand aan de lijn krijgt. Op de administratie van school zorgt het uitblijven van al die telefoontjes voor meer rust en een efficiëntere werkwijze.

Zet het op je website en de helft vergeet het

“Wil je de ouders van groep 7 erop wijzen dat iedereen morgen de fiets mee moet? Zet het op je website en de helft vergeet het”, weet Jacy. “Eén pushbericht en alle ouders van groep 7 zijn op de hoogte, want een app kun je zo instellen dat je alleen de desbetreffende ouders een pushbericht stuurt.”

Jacy maakte met zijn bedrijf Melange Design onder meer apps voor scholen in de regio Zoetermeer zoals Het Palet, de prinses Amaliaschool en CBS De Oranjerie. Hij gebruikt AppMachine als basis voor de apps en voegt zelf een aantal functionaliteiten toe. “Zo’n 90 procent van de apps die ik maak bestaat uit de native app van AppMachine. Via een koppeling met online diensten voeg ik extraatjes toe zoals de ouderbijdrage betalen via iDeal en het plannen van de tienminutengesprekjes via Schoolgesprek. Dat werkt allemaal feilloos.”

OBS De Schuthoek: communicatie verbetert merkbaar

Dat je met apps beter communiceert en meer betrokkenheid creëert, ondervond ook OBS De Schuthoek met vestigingen in het Drentse Zuidlaren en Zuidlaarderveen. “Onze school is in het verleden eens als zwak beoordeeld. Dat heeft een enorme impact en levert veel vragen op”, vertelt Remmy Pieters, ouder, appmaker en penningmeester van de oudervereniging. “Gelukkig zijn wij weer van dit predicaat af en inmiddels een uiterst plezierige school waar kinderen uitstekend onderwijs kunnen volgen”, vertelt hij. “Wat wij echter nog steeds merkten is dat de communicatie te wensen over liet. Daarom hebben wij als oudervereniging besloten de verouderde website aan te passen en een schoolapp te gaan gebruiken. Die app hebben wij als oudervereniging  op eigen initiatief gemaakt. Dat kon mooi met AppMachine want je kunt zo’n app zonder dat je direct hoeft betalen helemaal afmaken en via de previewer presenteren.”

obs de schuthoek

“Ouders waarderen het enorm dat wij zoveel  werk maken van de communicatie”

Voor OBS De Schuthoek is de app echt het eigen communicatiemiddel geworden. “De app moet nog verder uitgebreid, maar we merken nu al dat de communicatie aanzienlijk verbetert”, zegt Remmy. “Nieuwtjes? Schoolreisjes? Een voorstelling? Daar hoeven we geen losse mails meer voor te versturen of briefjes mee te geven die kwijtraken onderin een rugzak. Alles staat nu overzichtelijk in de app. En met pushberichten vragen we extra aandacht voor zaken die dat nodig hebben. Pushberichten werken veel beter dan een mail. Ouders lezen ze merkbaar beter. En ze waarderen het enorm dat wij zoveel werk maken van de communicatie.”

App stroomlijnt proces achter de schermen

Remmy is, naast maker van de schoolapp, ook penningmeester van de oudervereniging. Hij gebruikt de app om declaraties overzichtelijker binnen te krijgen. “Wil je iets bij mij declareren? Dan vul je nu een formulier in via de app en stuur je het gefotografeerde bonnetje direct mee. Ik heb de declaratie met een kopie van de bon dan in een keer op de computer staan. Dat scheelt enorm veel tijd en gedoe met losse papieren bonnetjes. Zo stroomlijnt een app ook je proces achter de schermen.”

Privacy gegarandeerd via meerdere opties

examples

Schoolapps zoals die van OBS De Schuthoek, Florencius en de schoolapps van Melange Design zijn voor iedereen te downloaden uit de app stores, ook voor mensen die niets met de school te maken hebben. Maar dat wil niet zeggen dat alle informatie voor iedereen toegankelijk is. Vrijwel alle schoolapps beperken de toegang tot de app en waarborgen zo de privacy van hun leerlingen.

Ouders moeten in de meeste gevallen inloggen in de app om toegang te krijgen. Dat kan gelden voor de hele app of voor delen van de app. Dat doe je onder meer als het gaat om adresgegevens en telefoonnummers van leraren. Meestal wil een school de  foto’s van leerlingen ook niet openbaar toegankelijk maken. Voor die delen van de app geef je dan alleen ouders toegang met een gebruikersnaam en wachtwoord. OOk zijn notulen van een vergadering alleen toegankelijk voor mensen die er wat mee te maken hebben.

Een wachtwoord is overigens maar een van de manieren waarop je bij AppMachine delen van je app kunt afschermen. Andere methodes om een gebruiker toegang te geven zijn via een QR code, GPS locatie of het autorisatieniveau van de gebruiker. Daarnaast kun je diverse gebruikersgroepen aanmaken en kun je categorieën/groepen maken voor pushberichten waar ouders zich op kunnen abonneren.

Wat kun nog meer met een schoolapp? Lees ons eerdere artikel Een schoolapp: de alles in een oplossing